Systèmes de réservation de salles

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huddle room équipé d'un système de réservation de salles

Un outil pour optimiser l’utilisation des espaces en entreprise

Alors que beaucoup de salariés ont désormais adopté un mode de travail combinant présentiel et télétravail, l’occupation des espaces est devenu un sujet central dans les entreprises. Le bureau étant un lieu de rencontres et de collaboration, il est important que les équipes puissent organiser simplement leurs journées sur site dans les salles de réunion ou aux postes de travail disponibles au moment où ils en ont besoin et garantir la sécurité de tous en évitant la sur-occupation des bureaux.

Les systèmes de réservation de salle permettent de visualiser la disponibilité des espaces en 1 click, de les réserver à distance ou sur place, et d’envoyer une invitation aux participants de réunions de façon simple et intuitive.

Abaques Audiovisuel, intégrateur audiovisuel depuis plus de 15 ans, accompagne les entreprises dans le choix, l’installation et la maintenance de systèmes de réservation de salles pour tout type de bâtiment.

Le système de réservation de salle, meilleur allié du flex-office

Avant de se déplacer sur site, les collaborateurs peuvent utiliser les solutions de réservation de salle pour connaître la disponibilité des espaces, savoir leur taille, quels équipements sont disponibles sur place (système de visio, tableau interactif, videoprojecteur, etc…) et choisir l’endroit le plus adéquat pour organiser leur journée de travail.

Ils peuvent visualiser ces données et faire leurs réservations directement depuis leur outil de calendrier en ligne habituel, que ce soit Microsoft Outlook, la suite Android, iOS, Google…

Des moniteurs d’affichage pour voir les disponibilités et s’orienter

Parce qu’il arrive que des réunions doivent être improvisées sur place sans avoir été planifiées en avance, des moniteurs d’affichage tactiles à l’entrée des salles de réunion permettent de consulter le planning des réunions prévues et de réserver les espaces à la volée.

Grâce à l’utilisation de voyants lumineurs de couleur rouge ou verte, les moniteurs d’affichage de réservation de salle indiquent clairement aux visiteurs si la salle est libre ou occupée, évitant les interruptions de réunions. 

Pour accueillir les collaborateurs et les visiteurs de l’entreprise dans les meilleures conditions et leur faire gagner du temps, des solutions d’orientation sur plans interactifs permettent à chacun de visualiser où se trouve l’espace qu’ils doivent rejoindre sur un plan et le chemin le plus court pour y accéder. 

solution d'orientation et de réservation de salles

Des données utiles pour prévoir les besoins de demain

Grâce à la centralisation des données se rapportant à l’utilisation des salles, les systèmes de réservation de salle permettent aux administrateurs de récolter des informations sur le taux d’occupation des postes de travail et des salles de collaboration, la durée des réunions, le temps d’utilisation des équipements…

Ces données permettent à l’entreprise de prévoir une évolution de ses espaces de travail (suppression des espaces non utilisés ou à l’inverse, ajout de nouvelles salles) et de moduler son parc immobilier afin de d’adapter son budget dans le but de répondre à ses besoins réels.

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