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5 pistes à suivre pour faciliter le retour des collaborateurs au bureau grâce au digital

Depuis le 9 juin 2021, les salariés sont autorisés à réinvestir progressivement les bureaux de leur entreprise. Cependant, avec la généralisation à marche forcée de la collaboration à distance depuis le 1er confinement en France, l’organisation du travail a changé. 

Alors que la majorité des collaborateurs ont appris à apprécier le télétravail pour effectuer des tâches dans le calme depuis chez eux tout en diminuant leurs déplacements, les espaces de travail doivent se transformer pour répondre à de nouveaux usages. Ainsi, le bureau doit aujourd’hui être un lieu de rencontre et de collaboration agréable et stimulant, favorisant la cohésion d’équipe et la créativité. Les salariés doivent s’y sentir bien, en sécurité, et disposer d’outils de travail différents de ce qu’ils ont en télétravail. Sinon, à quoi bon revenir ?

Abaques vous partage 5 pistes à suivre pour adapter vos espaces aux nouveaux usages et envies des collaborateurs et favoriser leur retour au bureau :

 

1. Des solutions de Smart Building pour fluidifier l’utilisation des espaces

Depuis le 17 juin en France, le port du masque est devenu facultatif en extérieur et les rassemblements sont de nouveau possibles, redonnant un sentiment de normalité à tous. 

Cependant, les lieux de travail n’en restent pas moins soumis à des règles sanitaires strictes pour préserver la santé des salariés. Les collaborateurs, soumis pendant des mois à ces règles et à la crainte d’une contamination par le COVID, doivent aussi se sentir rassurés sur leurs conditions d’accueil physique dans l’entreprise.

Des dispositifs de réservation de salle à distance sont un outil efficace pour que les collaborateurs puissent, avant même de se rendre au bureau, vérifier la disponibilité des espaces et les réserver, évitant ainsi d’avoir à se rabattre sur une salle partagée.  

De même, des systèmes permettant de détecter la présence de personnes dans chaque salle (capteurs de CO2, caméras de comptage…) permettent de fournir à tous les utilisateurs des indications claires sur l’occupation des espaces et d’éviter les risques de contamination.

Enfin, alors que beaucoup d’entreprises ont mis en place des sens de circulation dans leurs bâtiments, il peut être pertinent de mettre en place une solution d’orientation qui indiquera aux collaborateurs et visiteurs sur un plan interactif le chemin le plus adapté pour rejoindre la salle de réunion où ils ont rendez-vous.

Tous ces outils permettent donc de fluidifier l’occupation des espaces et de faire en sorte que chacun dispose d’un espace libre et adapté pour travailler en toute sécurité.

 

2. Des salles de créativité pour booster l’innovation

Après plus d’un an de télétravail et de visioconférences quotidiennes, les collaborateurs ont enfin la possibilité de se voir en face à face et d’échanger. Alors qu’en télétravail, la pénibilité des réunions en Visio poussaient les collaborateurs à « aller droit au but » et à raccourcir au maximum la durée de leurs échanges virtuels, leur retour en entreprise leur permet de prendre le temps de s’assoir autour d’une table (ou dans le confort d’un canapé) pour brainstormer et explorer, en groupe, de nouvelles idées créatives. 

Pour encourager ces échanges propices à l’innovation, l’entreprise peut se doter d’espaces au format informel et innovant : les salles de créativité. 

Parmi les dispositifs audiovisuels incontournables des salles de créativité, on trouve les tableaux blancs interactifs ou écrans tactiles qui permettent de prendre des notes, de partager du contenu pour enrichir les discussions et de capturer les idées au fur et à mesure qu’elles émergent.

Pour plonger les collaborateurs dans un univers original et stimulant, la salle de créativité peut habiller ses murs d’une ambiance graphique et colorée grâce à de la vidéoprojection ou créer une ambiance particulière grâce à des lumières de couleur pilotables.

Dans ces espaces où s’affiche l’innovation, il est donc question d’offrir un lieu original où les équipes pourront se sentir à la fois relaxées et stimulées afin de lâcher prise et de laisser émerger de nouvelles idées.

 

3. Des outils de communication unifiée de qualité pour allier présentiel et distanciel

Nous l’avons tous vécu, le son qui grésille et l’écran qui se fige lors d’une Visio sur nos ordinateurs… Alors que la web conférence s’est démocratisée pendant les confinements successifs et que les rendez-vous à distance font désormais partie du quotidien de la majorité des travailleurs, les exigences en termes de qualité d’image et de son ont beaucoup augmenté. 

Les entreprises l’ont compris : la combinaison du distanciel et du présentiel restera sur la durée et il est maintenant impératif que les systèmes de Visio et de web conférence en entreprise permettent des communications fluides et qui se déroulent sans heurt. Sans cela, l’entreprise perdra du temps et de la productivité.

Ainsi, les salles de réunion et de créativité doivent être équipées de systèmes de prise de son et de captation vidéo de haute qualité qui offriront une expérience de collaboration à distance bien meilleure que les caméras et micros des postes de travail des salariés.

On peut par exemple citer les systèmes micros sous forme de dalle plafond et de caméras intelligentes capables de repérer et de suivre les participants au son de leur voix, où qu’ils se situent dans la pièce. 

De même, les moniteurs grande taille ou les murs LED permettent aux collaborateurs de profiter d’une expérience de réunion beaucoup plus agréable et immersive, avec une vision augmentée des participants à distance et des contenus partagés.

 

4. De l’affichage dynamique pour recréer du lien et motiver

Placés stratégiquement sur les lieux de passage des salariés (accueil, couloirs, cantine..), les moniteurs d’affichage dynamique permettent d’informer les collaborateurs et visiteurs et de transmettre des messages de façon percutante et homogène, à travers tous les sites de l’entreprise.

Avec un contenu visuel de qualité (clips vidéo, images, citations…), l’affichage dynamique permet non seulement de diffuser de façon instantanée des informations qui facilitent la vie des salariés (infos trafic, actualité RH, météo…) mais peut aussi créer un lien émotionnel avec ceux-ci, par exemple à travers des messages qui célèbrent la réussite des équipes, valorisent individuellement les employés, citent les valeurs et engagements de l’entreprise…

L’affichage dynamique peut aussi être un puissant vecteur de motivation pour les collaborateurs en diffusant en temps réel les performances de l’entreprise. Ainsi, des solutions de tableau de bord digital instantané, affichant des données telles que le chiffre d’affaire de la semaine, la quantité de produits vendus, le nombre de nouveaux clients ou de devis signés, le temps de réponse moyen du SAV (etc…) permet à chacun de prendre conscience de la progression de l’entreprise vers ses objectifs et booste l’engagement des collaborateurs pour participer à l’effort collectif des équipes.

 

5. Des espaces modulables pour combiner travail et convivialité

Alors que 74% des français ont exprimé un désir de maintenir une part de télétravail  dans leur vie professionnelle, le bureau doit leur apporter une expérience différente tout en leur assurant un confort de travail au moins égal à ce qu’ils trouvent chez eux.

Outre la qualité des outils de visio dont on a parlé plus haut, la valeur ajoutée du travail au bureau se jouera dans la convivialité qu’ils peuvent trouver dans les locaux de l’entreprise où ils seront libres d’interagir en face à face avec leurs collègues, de lancer un sujet de discussion autour de la machine à café, d’improviser une réunion impromptue…

Pour permettre ces interactions spontanées, les espaces doivent pouvoir s’adapter à tout type d’usage : réunion de groupe, travail en binôme, trinôme, en 100% présentiel ou avec des participants à distance….

Pour le mobilier de bureau et de réunion, on favorisera donc les éléments modulables et mobiles qui permettent de transformer les espaces au fur et à mesure des besoins et d’envisager tout type de réunion quel que soit l’espace : tableaux interactifs sur roulettespupitres mobiles, écrans escamotables… 

 

En conclusion

Avec la démocratisation du télétravail et l’impact de la crise sanitaire sur la vie des entreprises, le rapport des collaborateurs avec leur lieu de travail a changé.  Pour rester productives, permettre aux équipes d’innover et favoriser le travail d’équipe, les entreprises peuvent adapter leurs espaces en faisant le choix de solutions audiovisuelles modulables, collaboratives et innovantes.

Abaques, expert en intégration de solutions audiovisuelles et de communication unifiée, vous accompagne dans la digitalisation de vos espaces. Vous souhaitez bénéficier de conseils pour faciliter le retour au bureau de vos collaborateurs ou “simplement” pour moderniser vos espaces de travail ? Contactez-nous !