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Séminaire digital : Comment garder l’attention des participants ?

L’objectif d’un séminaire digital peut être varié : informer les parties prenantes sur les projets à venir, entretenir la cohésion d’équipe, créer un sentiment d’engagement chez les salariés… Cependant, tous ces résultats ne peuvent être atteignables que si les participants restent attentifs pendant la durée de l’évènement et participent de façon active aux éventuels ateliers. Or, on le sait, l’attention des publics derrière un écran est bien moindre qu’en présentiel et il peut être facile de se laisser distraire par l’environnement dans lequel se trouve le participant : bruits parasites, sollicitations extérieures, notifications sur leurs téléphones…

Face à toutes ces distractions, comment faire en sorte que les participants restent attentifs et engagés lors d’un séminaire digital ?

Réduire la durée de chaque activité et dynamiser le programme

Pour garder l’attention des participants, il est important d’adapter le rythme de son évènement afin de proposer un contenu dynamique et varié.
Si un discours d’une heure peut être envisageable pour un séminaire en présentiel avec un public captif dans une salle, les interventions de chaque intervenants ne devraient pas durer plus d’une quinzaine de minutes dans le cas d’un séminaire digital et la durée de l’évènement ne devrait pas durer plus d’une demi-journée en tout.

Parce qu’ écouter un présentateur sur un écran fatigue plus vite qu’en présentiel, il est aussi conseillé d’entrecouper le programme d’activités interactives ou ludiques. Par exemple, un quizz, un défi, une session de brainstorming, etc…

Pour éviter les monologues qui ont tendance à s’éterniser et dynamiser le rythme des interventions, pourquoi ne pas faire appel aux services d’un journaliste ou animateur qui saura poser des questions pertinentes pour relancer les discussions et distribuer la parole pour garder une maîtrise du timing ?

Soigner la mise en scène

La communication par visio fait désormais partie du quotidien des collaborateurs et une certaine lassitude s’est installée lorsque ceux-ci doivent participer à des évènements en ligne. Les sessions Teams et Zoom se ressemblent les unes aux autres et si les présentateurs interviennent depuis leurs postes de travail, alors à cette mise en scène sans originalité peuvent s’ajouter des problèmes techniques de micro et de webcams dont la qualité du rendu laisse à désirer.

Pour que votre séminaire digital soit distinctif et mémorable pour les participants, il est alors conseillé de proposer une mise en scène professionnelle, comme celle d’un véritable plateau TV ou pourquoi pas l’incrustation des présentateurs dans un décors virtuel sophistiqué.

Cette mise en scène permet aux participants de bénéficier d’une qualité d’image de son optimale et d’entrer dans univers qui change de leur quotidien, plus visuel et attrayant, avec la possibilité de varier les plans de caméras sur le plateau (plan large / plan serré), ce qui aura pour conséquence de rendre les présentations plus dynamiques.

Mettre en avant la présence humaine

A l’inverse du séminaire traditionnel qui permet aux collaborateurs de garder un contact visuel avec les autres participants pendant la durée de l’évènement, le séminaire virtuel ne permet en général que de voir les présentateurs pendant leurs interventions et les autres participants en mode « grille » lorsque ceux-ci participent à une activité en visio. Il est donc difficile, pour les présentateurs comme pour les participants, d’avoir un sentiment de groupe et de réaliser la taille du public. De plus, en distanciel les participants sont aveugles aux réactions du public qu’ils pourraient habituellement capter dans une salle : expressions du visage du public, sursauts, applaudissements,…

Pour remédier à cette déshumanisation du séminaire virtuel, il est conseillé, dans la mesure du possible, d’accueillir une partie du public en présentiel dans ce qu’on appelle un évènement "mixte" ou "phygital". Ainsi, il sera plus facile pour les présentateurs de s’adresser à des personnes en face d’elles, bien qu’en nombre limité, et de voir en direct les réactions que pourraient avoir le reste des participants qui assistent à l’évènement devant leurs écrans.

Enfin, des dispositifs digitaux innovants permettent désormais de récupérer l’image des webcams du public et de les diffuser sous format de grille géante sur scène, constituant un public virtuel. Cette technologie maximise la dimension humaine de l’évènement et booste l’engagement des participants.

Interaction avec le public grâce à la solution Spark Up.

 

Conclusion

Bien que l’évènement digital réponde à un besoin similaire au séminaire traditionnel (celui de renforcer la cohésion d’équipe et faciliter la communication au sein de l’entreprise), son format doit être résolument différent pour garder l’attention des publics. Plus court, plus dynamique et mettant l’accent sur l’interactivité et l’aspect visuel, le séminaire digital doit permettre aux équipes de vivre une expérience excitante et de ne pas être seulement spectateurs mais acteurs de l'évènement.  

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