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Organiser un séminaire digital, est-ce une bonne idée ?

 

Après plus d’un an et demi de confinements successifs, de télétravail, de challenges à surmonter, la crise du COVID a mis les entreprises à rude épreuve et le moral des équipes en a souvent souffert. Salariés lassés, managers fatigués… Une étude de Workday, spécialisé dans les solutions cloud pour les services RH et finance, montre que 48% des Français ont eu du mal à se motiver au travail depuis le déconfinement.

Permettant aux équipes de se retrouver et de travailler ensemble sur les sujets propres à leur organisation, les séminaires d’entreprise sont un moyen de répondre à ces enjeux de motivation et de remobilisation des salariés. Ils connaissent actuellement un grand succès, notamment au format digital.

Après plusieurs années de retour d’expérience suite à la réalisation technique de séminaires à la fois traditionnels et  virtuels pour nos clients, Abaques pose la question : Organiser un séminaire digital, est-ce une bonne idée ?

 

Qu’est-ce qu’ un séminaire digital ?

Rassembler les collaborateurs, en ligne

Tout comme les séminaires traditionnels, le séminaire digital est un évènement qui a pour but de rassembler les collaborateurs pour échanger sur des thématiques d’actualité de l’entreprise, trouver de nouvelles idées et fédérer les équipes autour d’une idée ou d’un projet commun.
Quand il est impossible de faire se rejoindre les participants sur un même site, le séminaire digital permet à tous les participants, individuellement ou rassemblés en multiples groupes, de se rejoindre sur une plateforme en ligne leur permettant d’assister simultanément à des présentations communes et d’échanger en direct.

Un dispositif technique dédié

Ainsi, le séminaire digital peut impliquer différents outils et dispositifs techniques : la captation et la retransmission en streaming de sessions plénières sur une plateforme sécurisée, des salles d’atelier virtuelles dans lesquelles les participants peuvent travailler en sous-groupe, des solutions de traduction en simultané, etc. Quel que soit le programme d’activité de la journée, les participants pourront y accéder via un dispositif digital (page internet ou application) disponible via un ordinateur, une tablette ou encore leur téléphone.

Pour rendre l’évènement plus impactant et maintenir l’attention des collaborateurs, beaucoup d’entreprises font le choix de formats façon « émission TV », avec tournage de l’évènement sur un plateau tel que le Stadium Live à Toulouse, le Studio Grand Hôtel à Bordeaux et le Studio Lulli à Paris.

Des outils d’interactivité, tels que les applications de chat, de quizzes ou de vote en ligne, permettent de dynamiser le programme et de renforcer l’attention des participants.

 

Quels sont les avantages de ce format ?

Maintenir le lien malgré la distance

Le séminaire digital ne peut pas se substituer à 100% à un évènement en présentiel où les participants peuvent se serrer la main, prendre le temps de discuter de façon informelle en marge des présentations, se retrouver lors de la pause déjeuner… Mais quand les rassemblements sont impossibles (en temps de crise sanitaire par exemple), ils permettent à l’entreprise de maintenir le lien avec leurs collaborateurs, de les garder informés sur les grandes orientations de l’entreprise et de leur donner des perspectives sur le futur.

Grâce aux outils d’interactivité et aux solutions de salles virtuelles, les séminaires digitaux permettent aussi d’ impliquer de façon active les participants dans des travaux de groupe qui renforcent la cohésion d’équipe et l’engagement.

 

Un format plus économique et écologique que le séminaire traditionnel

Les collaborateurs pouvant accéder à l’évènement en ligne, les barrières de la distance sont supprimées. Un avantage non négligeable de ce format est donc la diminution des transports des participants, ce qui a des conséquences positives sur le bilan écologique et économique de l’évènement.

Supprimant les frais de transports et de logement, l’entreprise peut alors envisager d’utiliser ce budget pour enrichir le contenu de l’évènement avec des activités plus sophistiquées (interventions de conférenciers reconnus ou de VIPs, activités en ligne haut de gamme, création de contenu en réalité virtuelle, etc.) ou multiplier le nombre de séminaires par an, renforçant l’impact de ceux-ci et permettant de développer une thématique ou un projet sur plusieurs sessions.

 

En conclusion

Le séminaire digital ne pourra jamais offrir la même expérience qu’un évènement traditionnel. L’ambiance, les moments d’échanges informels des équipes, les repas partagés et les poignées de main sont des éléments sensoriels et émotionnels du séminaire traditionnel qui participent à créer l’engagement chez les participants et qui ne peuvent être répliqués lors d’un séminaire digital.

Cependant, le format digital est un outil qui permet aux entreprises de maintenir le lien de façon régulière et ludique avec leurs collaborateurs et qui présente des avantages à la fois écologiques et économiques.

Abaques, prestataire technique évènementiel et digital depuis 2004, vous accompagne pour tous vos projets de séminaires digitaux ou traditionnels. Pour bénéficier du conseil et de l’expertise de nos équipes, contactez-nous !